Directiekamer: de deur die dicht kan in een open kantoor

U hebt een kamer nodig, maar geen directiekamer in de oude betekenis. Wat niet aan een flexplek kan, zijn beoordelings- en functioneringsgesprekken, overleg met de ondernemingsraad, verzuimgesprekken, gesprekken met accountant en commissarissen en de telefoontjes die geen toehoorders verdragen. Een kamer van twaalf tot zestien vierkante meter aan de rand van de kantoortuin, met glas naar de gemeenschappelijke ruimte en gedocumenteerde geluidsdemping, dekt al die behoeften zonder afstand uit te stralen. De kamer moet door anderen te reserveren zijn als de directeur hem niet gebruikt, en zo zijn ingericht dat een opvolger erin kan trekken zonder te verbouwen; in Nederlandse bedrijven wisselt de directie vaker dan de inrichting. Onder tien vierkante meter wordt de gesprekshoek twee stoelen voor het bureau, en wie binnenkomt voor een gevoelig gesprek, gaat zitten als bij een tentamen. Boven twintig vierkante meter begint de kamer iets over hiërarchie te zeggen wat de meeste Nederlandse directies juist niet willen zeggen.

Door de geluidsklasse van wand en deur te specificeren voordat ze besteld worden, niet door te hopen dat glas volstaat. Een enkelvoudige glaswand met standaardvoegen dempt aanzienlijk minder dan een dubbele glasoplossing met afgedichte naden, en het verschil is van buiten duidelijk hoorbaar zodra de deur dicht is. De deur is de zwakke schakel: een glazen deur zonder aanslag en zonder afdichting aan de onderkant lekt geluid, hoe goed de wand ook is. Binnen de kamer verlagen zachte oppervlakken – vloerbedekking, gestoffeerde stoelen, een akoestisch element op de achterwand – het geluidsniveau, zodat er minder bij het glas aankomt. Vraag de leverancier om gedocumenteerde waarden voor wand en deur, geen beschrijvingen, en controleer of ventilatiekanalen en de verhoogde vloer geen geluidsweg om de wand heen vormen. Visuele privacy wordt opgelost met een gematteerde strook op ooghoogte of een gordijn dat alleen dichtgaat als dat nodig is. Niets hiervan is duur in verhouding tot het project, maar alles moet beslist zijn voordat de wand wordt besteld.

Met het raam opzij of achter het bureau, nooit vóór het scherm, en met zonwering die te regelen is zonder de kamer te verduisteren. De lage winterzon in Nederland raakt een beeldscherm midden op de dag recht van opzij, en een kamer die op een bewolkte augustusdag is ingedeeld, ontdekt dat pas in november. Het bureau staat daarom zo dat het licht van opzij komt onder een hoek zonder weerkaatsing, en de gesprekshoek zo dat bezoekers niet met hun gezicht naar het raam zitten. De verlichting wordt in lagen opgebouwd: een algemene verlichting die niet verblindt, een werklicht bij het bureau met een kleurtemperatuur die past bij lange grijze dagen, en een warmer licht in de gesprekshoek dat een middag in januari draaglijk maakt. Teken een lichtplan voor december en niet voor juni; het is het meest onderschatte onderdeel van een Nederlandse directiekamer.

Ja, en in veel Nederlandse bedrijven is juist dat gebruik de rechtvaardiging voor de vierkante meters. Het vraagt dat de gesprekshoek als zone is getekend – een kleine ronde of ovale tafel met drie tot vier lichte stoelen – en niet als twee stoelen voor het bureau. Een klein scherm aan de wand bij de tafel maakt het mogelijk een videovergadering te voeren zonder naar een vergaderruimte te verhuizen, wat elke dag telt in een land waar de helft van het managementteam thuis, in Eindhoven of in Groningen kan zitten. Het bureau staat zo dat het scherm van de directeur niet vanaf de tafel te lezen is, en zo dat de directeur kan opstaan en naar de tafel lopen zonder de gasten te vragen op te schuiven. Wordt de kamer vaak voor overleg gebruikt, dan hoort hij in het reserveringssysteem als gewone ruimte wanneer de directeur er niet is, met de simpele afspraak dat er geen persoonlijke stukken op tafel liggen. Dan wordt de kamer de meest gebruikte kleine overlegruimte van het pand en niet een lege kamer met een naam op de deur.

Door de briefing bij het bedrijf te beginnen en niet bij de catalogus. De directiekamers die een directiewissel overleven, zijn ingericht in de taal van het bedrijf: materialen, kleuren en verhoudingen die herkenbaar zijn uit de receptie en de vergaderruimtes, zodat de kamer als onderdeel van het pand wordt ervaren en niet als een privékamer die tijdelijk verhuurd is. Concreet betekent dat: minstens één materiaal komt terug uit de gemeenschappelijke ruimtes, de achterwand achter het bureau is de enige echte handtekening van de kamer, en persoonlijke voorwerpen krijgen een afgebakende plek. Een nieuwe directeur moet erin kunnen trekken met een eigen stoel en een paar eigen spullen zonder vloer en wanden te vervangen. Dat is ook de meest duurzame manier van inrichten: een kamer die bij elke directiewissel niet verbouwd hoeft te worden, is in de praktijk de beste vorm van hergebruik, en dat argument weegt in Nederlandse bedrijven zwaarder dan welk ander ook.

Dezelfde eisen als aan alle andere. Het Arbobesluit geldt voor elke werkruimte, ongeacht wie erin zit: daglicht en uitzicht, luchtvolume, ventilatie, verlichting, geluid en de mogelijkheid om van werkhouding te wisselen; de NEN-norm voor de oppervlakte van werkplekken geeft de maat. Een directiekamer zonder raam, die soms ontstaat als een vergaderruimte wordt omgebouwd, voldoet niet aan de eisen voor een vaste werkplek, hoe mooi hij ook is ingericht. Buiten de minimumeisen gaat het om functie: een zit-stabureau is in Nederland standaard en geen voorrecht, de werkstoel moet een hele dag aankunnen en de bezoekersstoelen een gesprek van een uur. Betrek de preventiemedewerker of de arbodeskundige vroeg, niet als adviesorgaan aan het eind; het is het verschil tussen een oplossing die geaccepteerd wordt en een die een jaar lang ter discussie staat. Een directiekamer die aan dezelfde eisen voldoet als de kantoortuin, zendt bovendien het signaal van gelijkwaardigheid uit dat de meeste Nederlandse directies willen uitzenden.