Vergaderruimtes en boardroom: ruimte voor overleg en besluit

Meer kleine dan grote, en meer dan u denkt. De Nederlandse overlegcultuur genereert veel korte gesprekken met weinig deelnemers, en de meeste kantoren zijn andersom gebouwd: één grote vergaderzaal en te weinig kleine kamers. Het gevolg is zichtbaar in het reserveringssysteem: de grote zaal is bezet door twee mensen die op Teams zitten, terwijl vier collega's staand overleggen op de gang. Voor 60 medewerkers wijst de ervaring op vijf tot zeven ruimtes voor twee tot vier personen, twee ruimtes voor zes tot acht en één ruimte voor twaalf tot veertien die ook als boardroom dient. Hybride werken vergroot de behoefte aan kleine ruimtes nog verder, omdat videovergaderingen van het bureau naar achter een deur verhuizen. Tel de vergaderingen een maand lang voordat er getekend wordt: aantal deelnemers, duur en hoeveel er via scherm meededen. De cijfers verrassen bijna altijd in de richting van kleinere ruimtes en kortere vergaderingen dan aangenomen.

Vanuit de camera, niet vanuit de catalogus. In een ruimte waar het scherm aan het eind hangt, ziet de camera een wig van de ruimte, en deelnemers buiten die wig of met hun rug naar de camera verdwijnen voor wie van huis meedoet. Een lange rechthoekige tafel voor twaalf werkt daarom slecht in hybride vergaderingen; een tafel die naar het scherm toe versmalt, of een tafel dwars in de ruimte met het scherm aan de lange wand, geeft iedereen een gezicht in beeld. De maat van de tafel wordt bepaald door het werkelijke aantal deelnemers, niet het maximale: een tafel voor acht in een ruimte waar er vijf zitten, geeft een vergadering waarin mensen elkaar zien. De tafelrand moet bovendien afstand tot de wand houden, zodat iemand achter een zittende deelnemer langs kan zonder om ruimte te vragen. Het klinkt vanzelfsprekend en wordt in twee van de drie Nederlandse vergaderruimtes gemist.

Vertrouwelijkheid, zitcomfort en techniek die niet hapert waar externe commissarissen bij zijn. Vergaderingen van de raad van commissarissen of de aandeelhouders duren in Nederlandse bedrijven vaak drie tot vijf uur, dikwijls met de accountant en externe leden aan tafel, en de stoelen moeten voor die duur zijn gekozen: gestoffeerd, met verstelbare zithoogte en een rugleuning die niet dwingt tot rechtop zitten. De tafel heeft onzichtbare kabelgeleiding en stroom bij elke plek nodig, zodat laptops en tablets niet om het stopcontact vechten. De akoestiek moet garanderen dat wat over strategie, overnames of bestuur wordt gezegd niet vanaf de gang te volgen is, en dat vraagt gedocumenteerde demping in wanden en deur, niet alleen een akoestisch plafond. Ten slotte moet de ruimte tussen de vergaderingen door iets anders kunnen zijn, want een boardroom die 340 dagen per jaar leegstaat, is een dure vierkante meter in Amsterdam of Rotterdam.

Door minstens twee van de vier wanden en het plafond met absorberend materiaal te behandelen, en door een vloer te leggen die geen geluid terugkaatst. Glaswanden zijn hard en evenwijdig, en een ruimte met glas aan twee kanten en gips aan twee kanten krijgt een nagalm die videovergaderingen vermoeiend en lange vergaderingen uitputtend maakt. Absorberende panelen op de twee gipswanden, een akoestisch plafond met gedocumenteerde waarden en tapijt of een textielvloer nemen het meeste weg; gestoffeerde stoelen en een tafelblad dat geen glas is, doen de rest. De vertrouwelijkheid is een andere opgave: die wordt bepaald door de dichtheid van glaswand en deur, die bij de inkoop gespecificeerd en gedocumenteerd moet worden. Een ruimte kan binnen een fijne akoestiek hebben en toch elk woord naar de gang lekken, en andersom. Beide moeten worden gepland, en geen van beide wordt achteraf gered met een tapijt.

Het scherm hoort op ooghoogte van zittende deelnemers, aan de wand die de camera het breedste zicht op de tafel geeft, met de camera net onder of boven het midden van het scherm, zodat wie naar het scherm kijkt ook in de camera kijkt. De meest gemaakte fout is het scherm dat te hoog hangt omdat het na de tafel is gemonteerd: de deelnemers kijken omhoog en lijken afwezig voor wie thuis zit. De tweede is het raam op de achtergrond, dat iedereen in de ruimte op een heldere winterdag tot silhouet maakt. De tafel staat zo dat niemand met zijn rug naar de camera zit, en microfoon en luidspreker komen boven of op de tafel, niet in het scherm, in ruimtes langer dan vijf meter. Een klein scherm naast het grote voor de deelnemerslijst maakt de vergadering gelijkwaardiger voor wie vanuit Groningen meedoet. Dit alles wordt op de tekening gepland, omdat een scherm verplaatsen duur is als de kabels eenmaal liggen.

Ja, en dat zou ze moeten als het huurcontract in een Nederlandse stad ligt waar de vierkante meter geld kost. Een ruimte voor twaalf tot veertien kan worden ingericht met een tafel in modules die in twee of drie delen te splitsen is, lichte stapelbare stoelen en een scherm en een whiteboard die in elke opstelling werken. Dan wordt de ruimte gebruikt voor workshops, klantpresentaties en de vrijdagmiddagborrel als de commissarissen er niet zitten. De voorwaarde is dat de ombouw door één persoon in minder dan tien minuten te doen is, en dat de ruimte daarna oogt als een boardroom en niet als een opgeruimd klaslokaal. Dat vraagt dat tafel en stoelen vanaf het begin voor beide rollen zijn gekozen, en dat opbergruimte voor de extra stoelen en tafelmodules in of naast de ruimte is ingetekend. Zonder die opbergruimte wordt de flexibiliteit binnen een kwartaal rommel.